KURUMSAL ELEKTRONİK POSTA YAZIM KURALLARI

İş dünyasında en çok zaman ayırdığımız konulardan biri de E-posta yazmak. Bu çok basit ve sıradan bir şey gibi görünse de aldığımız çok sayıda e-posta bize bunun aslında basit olmadığını ve tam anlaşılamamış bir konu olduğunu gösteriyor.
Özellikle profesyonel iş hayatında e-postanız bir süre sonra kişisel imzanıza dönüşebilir. Yani nasıl yazıyorsanız öyle algılanıyorsunuz.
Sola Dayalı Resim


İK Uzmanlarının büyük bir bölümü, «Telefonla veya yüz yüze konuşabileceğiniz konular için e-posta yollamayın, çünkü e-posta yollamak iletişim kurmak için genellikle iyi bir yol değildir. Parfüm kokunuzdan tutun yüz hareketleriniz, duruşunuzdan tutun kullandığınız kelimelere kadar her şey iletişime geçeceğiniz kişi üzerinde etkilidir ve bu nedenle yüz yüze görüşmenin yerini hiçbir zaman tutamaz.» deseler de teknoloji çağında bazı durumlarda e-posta göndermek ve almak şart olmaktadır.


Bir Atasözümüzü hatırlatmak isterim «Söz uçar yazı kalır»
Alınan bir ticari teklifin veya siparişin, Yapılacak bir işin ana hatlarının,
Toplantı veya etkinlik paylaşımlarının e-posta yolu ile alınması, zaruridir.
Sizin de göndereceğiniz e-postanın kalıcı olacağını unutmamanız gerekir

E-posta yazmak iletişim demektir.
Peki e-posta yazarken nelere dikkat etmek gerekiyor?
Sola Dayalı Resim

E-Postayı sadece ilgili kişiye veya gruba gönderdiğinizden emin olun. O yüzden «Kime» kısmına ismi yazarken veya ismi seçerken dikkatli olmalısınız. İsim benzerliği gibi durumlarda ilgisiz kişilere giden e-postalar ciddi sorunlar yaratabilir. Gönder tuşuna basmadan kime gittiğine bir kez daha dikkat etmelisiniz.
Önce gövde kısmını yazıp, varsa ek dosyaları ekledikten sonra «Kime» ve «Bilgi» kısımlarını yazmayı alışkanlık edinin. Aksi halde boş veya yarım yazılmış bir e-posta almayı kimse istemez.

«Bilgi» kısmına koyduğunuz kişi ya da kişiler doğrudan hitap etmemektedir, ileti bu kişilere bilgilendirme amacı ile yollandığı unutulmamalıdır. Kime ve Bilgi kısımları, şirketin hiyerarşik sırasına göre yazılır, Bilinmesi gerekmiyorsa bize gelen e-postalar iletilirken ilk mailde yer alan adreslerin silinmemesi etik kurallara aykırıdır.
«Gizli»kısmına bilinmemesi gereken adresler yazılır.

«Konu»kısmı asla boş bırakılmamalı ve konu başlığı e-postanın içeriğini açıklayan 3-4 kelimeden oluşmalıdır, konu bölümüne cümle yazılmamalıdır, Konusu olmayan e-posta hem profesyonellikten uzaktır ve hem de virüs içerme tehlikesinden dolayı açılmadan junk’a düşme tehlikesi vardır,

Yazacağınız yazının önemine göre konu yazılmalıdır «İletişim Eğitimi Hk.»
İçeriğinin bir kısmını veya tamamını düzeltmek istediğiniz e-postalarda, konu bölümü ilk gönderdiğiniz şekliyle yazılmalı ardından parantez içerisinde «düzeltme» yazılmalıdır. «İletişim Eğitimi Hk (Düzeltme)]» Konu yazılırken her kelimenin baş harfi büyük harf ile yazılır ve sonuna “hakkında” anlamına gelecek “Hk.” harfleri konur.
Sola Dayalı Resim


Herkese e-posta gönderme! Sesimi tüm şirket duysun duygusundan bir an önce kurtulmalısınız. Bu durum bir süre sonra yazışmalara herkesin katılmasına ve ortaya chat tarzı bir sohbet yapısının oluşmasına neden olabilir. Özellikle çoklu kullanıcılı şirketlerde herkese e-posta aynı zamanda iş ve zaman kaybı sebebidir.
Bu şekilde devam etmeniz bir süre sonra e-postalarınızın okunmadan geçilmesine sebep olacaktır.




Sola Dayalı Resim

Şirket e-postalarınızı zamanında cevaplayın. İş yoğunluğu nedeniyle zamanında cevap yazacak zamanınız yoksa daha sonra mutlaka cevap verin.
Şirketinizde çok yoğun olabilirsiniz ama bu cevaplamadığınız e-postalar bir süre sonra karşınızdaki insanları önemsemediğiniz anlamına gelebilir. Bunu yapmak da sizi karşınızdakinin gözünde aman aman ne meşgul ne çok çalışıyor izlenimi vermez. Tam tersine size hiçbir işi çözemeyen iletişimsiz kişi imajı verir.
Sola Dayalı Resim

Sadece büyük harfle e-posta yazmayın. Büyük harfle yazılan e-postaların okunması ve anlaşılması oldukça zordur. Büyük harfle e-postanız hiç profesyonel görünmez ve yazışma adabını bilmediğinizi gösterir.
Çünkü e-posta metninde genel geçer kural büyük harf yazarak e-posta gönderdiğiniz kişilere yüksek sesle bağırıyorsunuz anlamında algılanmaktadır.

Merhaba! Her e-postaya bir başlangıç ve bir selamla başlamak gerekiyor. Hemen konuya girdiğiniz e-postalar karşınızdakini makine yerine koyar. Oysa bir insana yazıyorsunuz ve ona merhaba demeden e-postaya başlamayın. En azından bir merhaba ile başlayın, iyi çalışmalar ile bitirin.

E-posta, resmi ve uygun bir selamlama ile başlar, (Sayın Yetkili, Merhaba Emre Bey, Sayın Emre İnanç Karakaş vb.) Gruba mail atılırken (Sayın İlgililer/ Sayın Yetkililer) olarak selamlama yapılabilir, Bazı isimleri her iki cinsiyette de kullanılabilir. (Deniz, Hasret, Aşkın, Özgür vb.) Bu tür ismi olan kişilere mail gönderirken kişinin cinsiyetinden emin değilseniz Soyadını kullanarak hitap edebilirsiniz, (Sayın Karakaş)
Sola Dayalı Resim

Türkçe imla kurallarını uygun e-posta yazın. Konuşma dili kullanımları ile yazım dilinin farkını bilmemek sizi cahil duruma düşürebilir. Noktalama işaretleri, ayraçlar ekler önemlidir. “Gitçez” değil “Gideceğiz” yazmalısınız. Chat dili dediğimiz dilden ise kaçınmalısınız. “Kib, Slm” gibi yazımlar e-posta için asla kullanılmaz. Ayrıca e-postanın içine Türkingilizce değimiz kelimeleri de eklemeyin? Yarın off günümdeyim, şunu check eder misiniz ? tarzı kelimelerden mutlaka kaçının. E-postanın tamamını ya İngilizce ya da Türkçe yazın. İkisi bir arada Türkingilizce sizi havalı yapmaz ama gösteriş meraklısı görünmenize yol açabilir.

Şirketimiz dışında e-posta gönderdiğiniz insanın/insanların sizin yaptığınız kısaltmaları anlamama olasılığından (jargon farkı) bilinen kısaltmaların dışında çok fazla kısaltma kullanılmamalıdır.

Şirket ve ya Kurumunuz içinde aynı kısaltılmış dili kullanan insanlar arasında gönderilen posta metninde;
.MT-Müşteri Temsilcisi,
.VT-Vatandaş Temsilcisi,
.YT-Yabancı Temsilci,
.MU-Mevzuat Uzmanı,
.KU-Kalite Uzmanı,
.TL-Takım Lideri,
.BY-Birim Yöneticisi,
.DR-Direktör,
.GM-Genel Müdür, gibi örnek kısaltmaları kullanabilirsiniz, ancak bu metni Şirket dışındaki insanlara göndermeyiniz.

KİB-Kendine İyi Bak, AEO-Allah’a Emanet Ol, Slm-Selam, gibi chat dili türü kısaltmaları aklınızdan bile geçirmeyiniz.
Sola Dayalı Resim

E-posta metnini şirket hiyerarşisine hitaben sonlandırınız. Bulunduğunuz unvan ve makamdan daha üst seviyede bir makama rica ederim şeklinde sonlandırmayınız.
Üst makamı bilgilendirme veya bir iş için onay amaçlı yazıyorsanız metnin sonunu bilgilerinize /olurlarınıza/müsaadelerinize arz ederim şeklinde uygun kelime ile sonlandırınız.
Aynı seviyede bir makama bilgi verirken arz ederim şeklinde sonlandırabileceğiniz gibi, yapılmasını istediğiniz bir için konusunda yardımlarınızı bekliyorum, şeklinde sonlandırınız.


Sola Dayalı Resim

Sizi kızdıran/sinirlendiren durum ve kişilerle ilgili e-postalara, kızgın ve sinirli olduğunuz durumlarda cevap yazmayın. Hele tüm şirkete gönderdiğiniz bir e-posta ise çok sayıda kişi bir anda tartışma ve kızgınlığınıza şahit olabilir. Bu da sizinle ilgili insanların kafasında çatışmacı bir imaj yaratabilir. Oh içimi döktüm rahatladım diye düşünmeyin. O yazdıklarınızı bir süre sonra keşke hiç yazmasaydım diyeceksiniz!

İmzanızı e-postaya eklemeyi unutmayın. Bir e-posta yazıldığında insanlar onu kim yollamış bilmek isterler. Şirket e-postanızda imzanızda adınız soyadınız, Göreviniz, şirketiniz, iletişim numaranız, şirket web sayfanız bulunsun. İmzada adınız yerine sadece isminizin baş harflerini yazmak da artık çok demode bir davranış.

E-posta ile beraber ekli dosya gönderecekseniz; göndereceğiniz dosyanın uzantısı evrensel standartta olmalıdır, (Word=.doc, Excel=.xls, Powerpoint=.ppt, vb) Ek dosyayı alıcının değiştirmesini istemiyorsanız ya da her bilgisayarda uygun olarak açılmasını istiyorsanız evrensel PDF formatında gönderilmelidir.
Docx vb. formatında hazırlanan bir dosya .doc formatına dönüşürken şekillerde kayma, renk değişikliği vb. değişikler olmaktadır. Karşı tarafın/tarafların ofis yazılımlarının sürümleri dikkate alınmalıdır

Ekli boş e-postalar göndermeyin. Her e-posta bir iletişim fırsatıdır. Sadece eke bir dosya ekleyip göndermek işim düştü gönderdim anlamına gelir. Oraya yazacağınız bir merhaba ve ek hakkında küçük bir açıklama karşınızdaki kişinin e-postanıza daha sıcak yaklaşmasına yol açacaktır. Bilgisayara dosya yükleyemiyorsunuz, e-posta ile iletişim kuruyorsunuz.

Eklediğiniz ekin büyüklüğüne dikkat edin. Şirket içinde 5 MB ve üstü e-postalar sistem sunucusunda ciddi kasılmalara ve e-posta hesaplarının çabuk dolmasına yol açmaktadır.
Sola Dayalı Resim   

Bu son kural belki de Altın Kural‘ların en önemlisi olabilir. “Gönder” tuşuna basmadan önce mutlaka ama mutlaka kendi kendinize “Ben böyle bir mail almak ister miydim?” diye sorun. Bu noktada bir başka anlamlı soru “Ben bu maili göndermek istiyor muyum?” olabilir çünkü mail sizin adınızla gidecek ve karşıdaki kişi nezdinde sizi temsil edecek. Bu noktada mesajı o haliyle göndermek hatta gönderip göndermemek isteyeceğinizi mutlaka tekrar değerlendirin.

      

  

Copyright © 2018 Hüseyin Tepe