SATINALMA SİPARİŞİ (SAS)

 Satınalma Siparişi Nedir ?
Satınalma Siparişi (SAS), Satınalma Siparişi, Kurumun veya Şirketin ihtiyaç duyulan her türlü mal ve hizmetin temin edilmesi için açılan sipariş belgesi olabileceği gibi ödemeye esas elektronik ortamda açılan işlemdir.

Satınalma Siparişi,(SAT) Satınalma Talebi referansla yaratılabileceği gibi bazı durumlarda direkt yaratılabilir,

Satınalma Siparişi görevler ayrılığı prensiplerine göre, Satınalma (Tedarik Birimi de diyebiliriz) Birimi görevleri arasındadır.

Talep Birimince, alım bütçesi onaylanmış, satınalınmasına karar verilmiş mal veya hizmetin temin edilmesi için açılmış Satınalma Talebi (SAT) onay süreci tamalanıp, Satınalma birimine intikal ettiğinde Satınalma Birimi Sipariş için start alır.

Sistemde Satınalma Siparişini (SAS) açmadan önce menuel yapılması gereken işlemler tamamlanır.

Sola Dayalı Resim MANUEL İŞLEMLER;
Talep Biriminden gelen SAT'daki alım usulü de göz önünde bulundurularak satınalınacak malın veya hizmetin muhteviyatına göre alım yöntemine karar verilir, Alım usülleri (SAT BÖLÜMÜNDE) anlatılmıştır.

Talep Biriminden gelen Teknik Şartname vs dokumanlar esas alınarak, İdari Şartname ve Tip Sözleşme Taslağı hazırlanarak ilana çıkılır veya firmalara davet Mektubu gönderilir.
Bir davet mektubunda yer alması gereken metin örneği aşağıda verilmiştir. Örnek teklif mektubunu tıklayarak inceleyiniz.

Saga Dayalı Resim İlanlı alıma karar verilmişse, ilan yöntemi ile ilgili sektördeki her istekli firmadan teklif zarfı alınır,
Belirlenen Satıcılardan alıma karar verilmişse, Şirket pertföyündeki firmalara davet gönderilerek bu firmalardan istekli olanlardan teklif zarfı alınır.
Doğrudan alıma karar verilmişse, direk karar verilen tek firmaya davet gönderilerek sözkonusu firmadan teklif zarfı alınır. İstekli firmalardan alınan teklif mektubu iç içe (A) ve (B) zarflarından oluşur.

(A) zarfında; Fiyata ilişkin teklif mektubu bulunacaktır. Fiyat teklif mektubu hiçbir şüpheye yer vermeyecek şekilde açık ve net olarak rakam ve yazı ile yazılarak düzenlenecektir.
Zarf yapıştırıldıktan sonra, üzerine teklifi veren isteklinin ismi ve açık adresi yazılacaktır. Zarfın yapıştırılan kısmı istekli yetkilileri tarafından imzalanacaktır. (İş ortaklığı olarak teklif veren isteklilerin teklif mektuplarının, pilot ortak tarafından imzalanması yeterlidir. Konsorsiyum olarak teklif veren isteklilerin teklif mektuplarının, ortakların tamamı tarafından veya ortakların tamamı tarafından teklif vermeye yetki verilen kişi/kişiler tarafından imzalanması halinde de teklif kabul edilir.)

(B) zarfında;
a) İsteklinin adres, telefon, faks ve elektronik posta adresinden oluşan iletişim bilgileri,
b) İsteklinin kayıtlı olduğu Ticaret ve/veya Sanayi Odası veya Meslek Odasından teklifin verildiği yıl içinde alınmış kayıt belgesi ,
c) Teklifi imzalayan kişinin, teklifi imzalamaya yetkili olduğunu gösteren noter tasdikli vekâletname veya Firma Yönetim Kurulu kararı veya Ticaret Sicil Gazetesi aslı veya noter tasdikli sureti,
d) Geçici Teminat Makbuzu,
e) Şartname ücret karşılığı satın alındı ise şartname bedelinin ödendiğine dair belge,
f) İdari ve Teknik Şartnamede istenilen diğer belge ve doküman,
g) Şekli ve içeriği şartnamede belirlenen (A zarfı) teklif mektubu,
Bulunacaktır.

Tekliflerin açılması;
Teklifi oluşturan “A” ve “B” zarfları ayrı ayrı / birlikte açılacaktır.
Teklif sahiplerinin Komisyonda hazır bulunmamaları teklif zarflarının açılmasına engel değildir. Teklifi oluşturan (A) ve (B) zarflarının ayrı ayrı açılması durumunda;

1 inci aşamada;
(B) zarfları açılacak ve içinde bulunması gereken evraklar kontrol edilecek ve “A” zarfları açılmaksızın İhale Komisyonunca muhafaza edilecektir. Teklifler, (B) zarfları kapsamı belgeler, idari ve teknik şartnameye uygun ve yeterli olup olmadıkları yönünden değerlendirilecek ve (B) zarfı kapsamına göre teklifi yeterli ve uygun bulunan firmalar belirlenecektir.

2 nci aşamada;
Yapılan değerlendirmeden sonra ihaleye iştirak etmiş olan tüm istekliklere, teklifinin yeterli ve uygun bulunup bulunmadığı belirtilerek, (A) zarflarının açılacağı gün ve saat yazılı olarak bildirilecektir. Bildirilen gün ve saatte İhale Komisyonunca, öncelikle uygun ve yeterli bulunmayan tekliflere ait Geçici Teminat ile (A) zarfları Komisyonda hazır bulunan isteklilerin yetkililerine teslim edilerek Komisyondan ayrılmaları sağlandıktan sonra, uygun ve yeterli bulunan tekliflere ait (A) zarfları açılacaktır.

Tekliflerin Birlikte Açılması Durumunda;
Komisyonca, bu şartnamede belirtilen teklif verme saatine kadar kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilir.
Teklif zarfları, hazır bulunan istekliler önünde tekliflerin alınış sırasına göre “A” ve “B” zarfları birlikte açılır, teklif bedelleri ile teminat miktarları okunur.

Tekliflerin Değerlendirilmesi;
Tekliflerin açılmasını müteakip teklifi oluşturan belgelerde esası etkilemeyen şekle ait noksanlıklardan, İhale Komisyonunca uygun görülenler tamamlattırılır. Teminat bedelinin yeterli olmadığı tespit edilen teklif geçersiz sayılarak, istekliye iade edilir. İhale Komisyonunca fiyat ve diğer şartlarla ilgili olarak her türlü görüşmeler yapıldıktan ihaleuhtesinde kalan firma sonuçlandırılır.

Sözleşmeye Davet ve Sözleşme Yapılması;
Varsa Zeyilnameler ve teyitler dikkate alınarak Sözleşmeye son şekli verilir. Son şekli verilen Sözleşme, .... gün içinde imzalanması belirtilerek firmaya yazılı bildirimde bulunulur.
Verilen süre içerisinde teklifinden vazgeçen, siparişi teyit etmeyen, Kati Teminatı vermeyen veya Sözleşme yapmayan firmanın, varsa Geçici veya Kati Teminatı nakde çevrilerek gelir kaydolunur. Bu durumda istenirse uygun bulunan sıradaki diğer firmadan alım yapılabilir.
Sözleşme imzalandıktan sonra İstekli Firma artık Yüklenici Firma vasfını kazanır,

Sola Dayalı Resim SİSTEMSEL İŞLEMLER;
Anaveride Kayıtlı değilse yüklenici firmanın sisteme tanımlaması yapılır,
Anaveride kayıtlı değilse alınacak malzemenin sisteme tanımlaması yapılır.
Sistemsel hazırlıklar tamamlandıktan sonra Satınalma Siparişi (SAS) açılmaya başlanır.
SAT belge numarasını referans vererek SAS işlemi yapılabilir, bu işlemde SAT'daki veriler SAS'a akacağından bir çok veri alanı dolu olarak gelecektir,
Satınalma Siparişinde (SAS) sisteme zorunlu girilecek başlıca veriler;


1-Sipariş türünün belirlenmesi,
2-Satınalma organizasyonunun belirlenmesi,
3-Satınalma grubunun (SAG) belirlenmesi,
4-Yüklenici Firmanın seçilmesi,
5-Bütçe hesap tertibinin seçilmesi,
6-Malzeme Kodunun belirlenmesi,
7-Malzeme miktarının (SAS miktarı) belirlenmesi,
8-Net fiyatının belirlenmesi, (KDV Hariç birim bedel)
9-Teslimat tarihinin belirlenmesidir,
10-Üretim yerinin belirlenmesi,
11-Depo seçimininin belirlenmesi, (Fiziki depo), (Sanal Depo)
12-Bütçe kodunun seçilmesi,
13-Alıma ilişkin SAS metninin girilmesi,


Sola Dayalı Resim Yukarıda belirtilen verilerin sisteme girilmesi ile SAS tamamlanır.
Sol yandaki resimin üzerine tıklayarak veri girilen veri alanlarını inceleyiniz.
SAS oluşması için sisteme gerekli olan veriler girildikten sonra SAS kontrol edilir,

SAS kontrol edildiğinde sistemin uygun görmediği veri bulunmuyorsa Onay Stratejisi tabı oluşur ve onay verecek ilgili kullanıcılar onay hiyerarşisi formunda belirir.

Son olarak SAS kaydedilerek SAS belge numarası elde edilir.
Tıpkı SAT belgesinde olduğu gibi SAS onayı tamamlanarak SAS süreci tamamladır.
SAS Çıktısı alınarak Yüklenici firmaya sipariş için gönderilir. Firma Siparişleri hazırladıktan veya hizmeti gerçekleştirdikten sonra Satınalma Sürecinin üçüncü aşaması Mal Girişi Süreci başlar,

Sloganımız "Deneyim En İyi Öğretmendir", olduğuna göre Satınalma Siparişi (SAS) işlemini ekranlar ile adım adım yapalım,
Kolay Gelsin..

  

Copyright © 2018 Hüseyin Tepe